Betrouwbaar & representatief op weg
Handleiding
Index
Inloggen
Om gebruik te kunnen maken van ons boekingsportaal heeft u een gebruikersnaam (uw e-mailadres) en een wachtwoord ontvangen. Het boekingsportaal vindt u op: http://bookings.vtc-taxi.nl. Het portaal is een webapplicatie en dus overal ter wereld bereikbaar via uw computer, tablet en of telefoon.
Mocht u onverhoopt uw wachtwoord vergeten zijn dan kunt u deze opnieuw aanvragen via de blauwe knop: Wachtwoord vergeten. Hier vult u uw gebruikersnaam (= e-mailadres) in en u ontvangt binnen enkele minuten een e-mail met daarin een link om uw wachtwoord te herstellen.
Boekingen overzicht
Geplande ritten
In het scherm ‘Geplande Ritten’ staan alle nog uit te voeren ritten. Hier kunt u ook de volledige boekingsinformatie opvragen, ritopdracht e-mailen, een rit kopieren, wijzigen en verwijderen.
Uitgevoerde ritten
Wanneer een rit in uitvoering of afgerond is wordt deze zichtbaar in het ‘Uitgevoerde Ritten’ scherm. Deze ritten staan op slot (lichtgrijs) en kunnen niet meer aangepast worden. Wel kan de volledige boekingsinformatie opgevraagd worden.
Canceled
Wanneer een rit geannuleerd wordt komt deze in de gecancelde terecht. Deze ritten verdwijnen uit onze ritagenda. U kunt ritten vanuit de gecancelde ritten opnieuw aanbieden door op het daarvoor bestemde icoontje te klikken. Zie symbolen.
Boek nieuwe rit
Een directe link naar het boekingsformulier.
Ritten overzicht / Symbolen
| Onderdeel | Symbolen | Betekenis |
|---|---|---|
| Datum | Datum van ophalen | |
| Tijd | Tijdstip van ophalen | |
| P | Contant Creditcard Rekening |
Betaling |
| V | Taxi Bus |
Voertuigkeuze |
| Ophalen | Ophaaladres | |
| Bestemming | Bestemmingsadres | |
| # | Aantal personen | |
| Passagiers | Beschikbare namen van passagiers | |
| Info | Compleet overzicht boeking Ritbevestiging passagier |
Stuur een ritopdracht naar het opgegeven e-mailadres. |
| Bewerk | Bewerk Kopieer Verwijder Terugzetten |
Rit boeken
Wanneer u een rit gaat boeken komt u op de onderstaande pagina. Om fouten te voorkomen zijn een aantal velden verplicht of vereisen extra aandacht. Mede hierom hieronder een overzicht van alle velden en mogelijkheden.
Gebruik de velden alleen waarvoor ze bedoeld zijn! Extra informatie kunt u kwijt in de opmerkingen. Hiermee voorkomt u foutieve boekingen en onduidelijkheden.
| Veld | Verplicht | Omschrijving | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Datum | x | De datum en het tijdstip dat de rit uitgevoerd moet worden | Ritten kunnen tot maximaal 30 minuten van te voren geboekt worden |
| Ophaaltijd | x | Dit is de tijd van ophalen. | Wanneer de rit een afhalen luchthaven betreft vult u hier de schema tijd in. |
| Aantal personen | x | Het aantal personen | |
| Betaling | x | De wijze waarop de rit wordt afgerekend | |
| Naam passagier | Namen passagiers (max 2!). | Bij een groep kunnen de namen ingevoerd worden in het veld Opmerkingen. Kan als verplicht worden ingesteld in Instellingen | |
| Telefoonnummer passagier | Telefoonnummer van passagier of contactpersoon. | Kan als verplicht worden ingesteld in Instellingen | |
| Emailadres passagier | Emailadres van passagier of contactpersoon. Dit adres wordt gebruikt bij email notificaties | ||
| Costcenter | Costcenter / Referentie / Opdrachtnummer | Selectie mogelijkheid uit bestaande costcenters. Kan als verplicht worden ingesteld in Instellingen | |
| Zoek adres/locatie | Zoekveld voor straatnamen, postcodes en vaste locaties. Of roep via de knop het scherm met vaste locaties op. | Dit veld is gekoppeld aan de straten en vaste locatie database. U kunt hier zoeken op postcode, straatnaam, en locatie naam. Wanneer uw locatie of adres in de suggestielijst staat klikt u deze aan, het adres wordt automatisch overgenomen. | |
| Ophaaladres / Adres | x | De straatnaam van het ophaaladres | |
| Ophaaladres / Nummer | x | Het huisnummer van het ophaaladres | |
| Ophaaladres / Toevoeging | Mogelijkheid tot toevoeging huisnummer ophaaladres | ||
| Ophaaladres / Postcode | Het volledige postcode van het adres | ||
| Ophaaladres / Stad | x | De plaats van het ophaaladres | |
| Ophaaladres / Land | Het land van het ophaaladres | Nederland als standaard | |
| Zoek adres/locatie | Zoekveld voor straatnamen, postcodes en vaste locaties. Of roep via de knop het scherm met vaste locaties op. | Dit veld is gekoppeld aan de straten en vaste locatie database. U kunt hier zoeken op postcode, straatnaam, en locatie naam. Wanneer uw locatie of adres in de suggestielijst staat klikt u deze aan, het adres wordt automatisch overgenomen. | |
| Bestemmingsadres / Adres | x | De straatnaam van het bestemmingsadres | |
| Bestemmingsadres / Nummer | De straatnaam van het bestemmingsadres | ||
| Bestemmingsadres / Toevoeging | Het huisnummer van het ophaaladres | ||
| Bestemmingsadres / Postcode | Het volledige postcode van het adres | Mogelijkheid tot postcode/huisnummer check | |
| Bestemmingsadres / Stad | x | De plaats van het bestemmingsadres | |
| Bestemmingsadres / Land | Het land van het bestemmingsadres | Nederland als standaard | |
| Vluchtnummer | Vluchtnummer | Enkel vluchtnummer. Schematijd en andere opmerkingen in het daarvoor bestemde opmerkingen veld! | |
| Opmerkingen | Ruimte voor extra opmerkingen, wees hierin kort en duidelijk. | Extra rit informatie. Probeer dit kort en bondig te houden. | |
| Retour | Indien er een retourrit is selecteer checkbox | Rit wordt gekopieerd van huidige boeking, aanpassingen na de boeking zullen per rit gedaan moeten worden | |
| Retour datum | Correcte retourdatum | Rit wordt gekopieerd van huidige boeking, aanpassingen na de boeking zullen per rit gedaan moeten worden | |
| Retour ophaaltijd | Correcte ophaaltijd | Rit wordt gekopieerd van huidige boeking, aanpassingen na de boeking zullen per rit gedaan moeten worden | |
| Retour vluchtnummer | Vluchtnummer | Enkel vluchtnummer. Schematijd en andere opmerkingen in het daarvoor bestemde opmerkingen veld! |
Bevestigingen
Wanneer u een rit heeft geboekt of aangepast heeft ontvangt u automatisch een e-mail met daarin de ritgegevens. De mail wordt enkel en alleen verstuurd aan de ingelogde gebruiker. U kunt er ook voor kiezen om uw passagier een kopie van de ritopdracht te laten ontvangen door op de envelop in het rittenoverzicht te klikken.
Zoek adres/locatie
Om het boeken te vereenvoudigen beschikt het boekingsformulier over een zoekveld gekoppeld aan de straten, postcode en vaste locatie database. U hoeft enkel het postcode, de straatnaam of naam van locatie in te vullen het het adres wordt direct opgezocht. Er verschijnt een suggestie lijst waar u uw definitieve keuze kunt maken. Automatisch wordt hierna het complete adres overgenomen.
Vaste locaties
De boekingsmodule beschikt over een database met vaste adressen. Denk hierbij aan hotels, restaurants, stations, luchthavens, huisadressen etc. Deze kunnen middels de knop ‘Bekijk vaste locaties’ gevonden en ingevuld worden. Naast de standaard locaties bestaat er ook de mogelijkheid om zelf vaste locaties in te voeren, middels dit formulier.
Costcenters
Door op de blauwe knop ‘Alle Costcenters’ te klikken verschijnt er een popup met de beschikbare costcenters. Wanneer u klikt op het costcenter wordt deze overnomen in het veld. Costcenters kunnen eenvoudig toegevoegd worden middels het volgende formulier.
Opmerkingen
Wees duidelijk en kort in de bijgevoegde opmerkingen.
Ritten kunnen aangepast worden TOT 30 minuten voor de geplande tijd, bij aanpassingen binnen deze 30 minuten moeten de wijzigingen telefonisch doorgegeven worden. Wanneer de rit toegewezen wordt aan het voertuig verandert de status van de rit naar ‘In uitvoering’. Ritten in uitvoering kunnen niet gewijzigd worden. Dit kan betekenen dat een rit 60 minuten voor de geplande tijd niet meer te wijzigen is. Ritten die niet gewijzigd kunnen worden hebben een lichtgrijze kleur.
Contact
Voor vragen en of opmerkingen kunt u mailen naar bookings@vtc-taxi.nl.
